Rechnungshof: Digitalisierung der EU-Kommission noch Baustelle
Die Digitalisierung der Arbeitsweise der EU-Kommission sei noch lange nicht abgeschlossen und befinde sich derzeit noch in Arbeit, urteilte ein am Donnerstag veröffentlichter Bericht des Europäischen Rechnungshofs. Die Integration der verschiedenen IT-Systeme stelle hierbei die größte Herausforderung dar.
Die Digitalisierung der Arbeitsweise der EU-Kommission sei noch lange nicht abgeschlossen und befinde sich derzeit noch in Arbeit, urteilte ein am Donnerstag veröffentlichter Bericht des Europäischen Rechnungshofs. Die Integration der verschiedenen IT-Systeme stelle hierbei die größte Herausforderung dar.
Die Bewertung konzentriert sich auf die verschiedenen IT-Systeme, die für die Verwaltung der EU-Fonds verwendet werden, und auf die zu erwartenden Änderungen. Ziel ist es, dass die öffentlichen Verwaltungen ihre Dienstleistungen mit Hilfe von Technologie effizienter gestalten können.
Die Überprüfung bezieht sich auf den Zeitraum zwischen Januar 2014 und Dezember 2022.
Im Jahr 2018 stellte die Kommission ihre digitale Strategie vor, die darauf abzielt, die Kommission bis 2022 „wirklich digital“ zu machen. Im Jahr 2022 wurde eine neue digitale Strategie eingeführt, die den Schwerpunkt auf die Stärkung der Cybersicherheit, die Nutzung neuer Technologien wie künstliche Intelligenz und die Verbesserung der Interoperabilität legt. Diese Ziele sollen bis Ende 2024 erreicht werden.
Wie es in dem Bericht heißt, möchte die Kommission „die große Anzahl lokaler Systeme, die sie intern verwendet, reduzieren und ihre Geschäftsprozesse weiter rationalisieren.“
In dem Bericht wird betont, dass eine „wirklich digitale Kommission“ noch in Arbeit ist und dass die größte Herausforderung in der Verbesserung der Interoperabilität „durch die Angleichung verschiedener IT-Systeme und Datenbanken“ besteht.
Systeme zur Verwaltung von EU-Mitteln
Die Prüfer stellten fest, dass das auffälligste IT-System ABAC ist, das hauptsächlich intern entwickelt wurde und für die zentrale Haushaltsführung verwendet wird. ABAC verfügt über Schnittstellen und tauscht Informationen mit etwa 80 lokalen Systemen aus, wird jedoch durch SUMMA, das Standard-Finanzmanagementsystem der Kommission, ersetzt.
ABAC wird zwar immer noch verwendet, ist aber „extrem komplex geworden, kostspielig in der Wartung und nicht in der Lage, den künftigen Bedarf der Kommission zu decken“, so der Prüfbericht. Die Ersetzung durch SUMMA birgt jedoch auch Herausforderungen: Das neue System verfügt über weniger speziell entwickelte Systeme als ABAC, und aufgrund der großen Datenmenge wird es schwierig sein, Transaktionen aus dem alten System zu migrieren.
Auf EU-Ebene sind derzeit mehrere andere Systeme im Einsatz, wie das Irregularity Management System (IMS), das Early Detection and Exclusion System (EDES) und Arachne, ein Data-Mining- und Risiko-Scoring-Tool. Daneben existieren noch viele nationale Datenbanken, wie beispielsweise bei Unternehmens- und Steuerregistern, Registern wirtschaftlicher Eigentümer, Plattformen für das öffentliche Auftragswesen und den für die Ausführung des EU-Haushalts zuständigen Stellen.
Die vielen verschiedenen Systeme machen es auch unmöglich, groß angelegte Tests durchzuführen.
Zahlungsanträge
Es gibt ein separates System namens FENIX, das für die Entgegennahme von Informationen über Zahlungsanträge der Mitgliedstaaten, die zugrunde liegenden Nachweise über die Erfüllung von Meilensteinen und Zielen sowie andere Belege, zum Beispiel Erklärungen zur Mittelverwaltung oder Zusammenfassungen von Audits, bestimmt ist.
FENIX arbeitet mit anderen Systemen zusammen, wie beispielsweise dem Advanced Records System (ARES), einem unternehmensweiten Verwaltungstool, in dem alle Informationen aus FENIX automatisch registriert werden. Alternativ werden Dokumente, die nicht in FENIX hochgeladen werden, manuell in ARES registriert.
Die Kommission führt jedoch alle Arbeiten, die zur Entscheidung über Zahlungen führen, außerhalb von FENIX durch.
Finanzhilfen und andere Systeme
Für die Gewährung von Finanzhilfen verwendet die Kommission auch ein automatisiertes IT-System namens eGrants, das aus mehreren IT-Tools besteht. Bis Januar 2022 hat die Kommission fast 90 Prozent ihrer direkten Finanzhilfen über eGrants verwaltet und geht davon aus, dass das System in Zukunft 98 Prozent aller ihrer Programme abdecken wird, die direkte Finanzhilfen verwenden. Dies wird voraussichtlich der Fall sein, nachdem die sieben neuen Förderprogramme, die derzeit geprüft werden, in das System aufgenommen wurden.
Die automatisierten Funktionen von eGrants verringern zwar den Bedarf an manuellen Eingriffen, aber es werden immer noch einige manuelle Überprüfungen durchgeführt. Unter anderem sind dies die Kriterien für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder „die grundsätzliche Zulässigkeit und Förderfähigkeit eines Projektvorschlags.“ Auch die finanzielle Leistungsfähigkeit und der rechtliche Status der Teilnehmer werden manuell geprüft. All diese Angaben werden dann in eGrants eingegeben. Eventuelle Zuschusskürzungen müssen ebenfalls manuell berechnet und dann in einen Zahlungsrechner eingegeben werden.
Eine Plattform für die Veröffentlichung aller Finanzierungs- und Ausschreibungsmöglichkeiten der EU-Organe und -Einrichtungen, die als „single electronic data interchange area“ (SEDIA), ein einheitlicher elektronischer Datenaustauschbereich, bezeichnet wird, interagiert mit eGrants für die Verwaltung von Finanzhilfen und mit der eProcurement-Suite.
eGrants ist auch in AUDEX integriert, ein Tool zur Verwaltung von Prüfungen und zur Datenspeicherung, das die Kommission und ihre Vertragspartner für die Verwaltung externer Prüfungen nutzen.
Alle mit Finanzhilfen zusammenhängenden Dokumente, wie zum Beispiel Vorschläge und Berichte über Leistungen und Meilensteine, werden über SEDIA versandt.
Andere Systeme sind beispielsweise der Pillar Assessment Automated Workflow zur internen Überwachung des Säulenbewertungsprozesses oder das Tenders Electronic Daily (TED), über das Ausschreibungen automatisch veröffentlicht werden.
Transparenz
Die Transparenz von Auftragnehmern und Empfängern von EU-Ausgaben stützt sich auf mehrere Datenbanken und Portale. Die Art der Verwaltung, die Strategie und die Art und Weise, wie Informationen offengelegt werden, variieren.
In den Fällen, in denen die Kommission die direkte Verwaltung innehat, ist diese stärker zentralisiert, während sie bei den anderen Verwaltungsmodi stärker fragmentiert ist. Auch die IT-Instrumente, die zur Verbesserung des Schutzes des EU-Haushalts eingesetzt werden, sind ungleichmäßig verteilt.
Die Kommission sprach sich in ihrem Vorschlag für eine Neufassung der EU-Haushaltsordnung aus dem Jahr 2022 für eine stärkere Harmonisierung auch in diesem Bereich aus. Dennoch ging sie „nicht weit genug“, wie der Europäische Rechnungshof in seiner Stellungnahme vom vergangenen Juni anmerkte.
[Bearbeitet von Luca Bertuzzi/Nathalie Weatherald/Kjeld Neubert/Oliver Noyan]
